Empfangsmitarbeiter / Office Manager (m/f/d)

Ihre Aufgaben

Sie arbeiten strukturiert, denken proaktiv und bewahren auch in einem dynamischen Umfeld einen kühlen Kopf? Als Empfangsmitarbeiter (Office Manager) sind Sie eine zentrale Anlaufstelle – für unsere Gäste, Kollegen und reibungslose Abläufe in unserem Büro. Mit einem hohen Maß an Professionalität, einem ausgeprägten Sinn für zwischenmenschliche Details und einem Blick fürs Ganze prägen Sie unsere Unternehmenskultur aktiv mit. Wenn Sie Verantwortung übernehmen bevor man sie Ihnen überträgt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben:

• Empfang & Gästebetreuung: Sie sind das professionelle Gesicht unseres Unternehmens und der erste Ansprechpartner für Gäste, Geschäftspartner und Kollegen – inklusive serviceorientierter Betreuung und Catering-Koordination.
• Office Management: Sie verantworten die umfassende Büroorganisation von der Verwaltung von Büromaterialien über die Koordination externer Dienstleister bis zur Pflege unserer Räumlichkeiten und Besprechungsräume.
• Kommunikation & Koordination: Sie bedienen professionell die Telefonzentrale, bearbeiten die Ein- und Ausgangspost und koordinieren die Buchung der Konferenzräume.
• Onboarding & HR-Support: Sie unterstützen aktiv im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitenden durch Transponderausgabe, Arbeitsplatzvorbereitung und Einführungsbegleitung.
• Prozessoptimierung: Sie bringen proaktiv eigene Ideen ein, um unser Arbeitsumfeld kontinuierlich zu verbessern und Abläufe zu optimieren.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, idealerweise im Bereich Hotel- oder Immobilienwirtschaft – Quereinsteiger sind willkommen.
• Sie bringen Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit und überzeugen durch Souveränität, Resilienz und Serviceorientierung.
• Sie sind ein ausgeprägtes Organisationstalent und ein echter Teamplayer mit ausgezeichneten Multitasking-Fähigkeiten.
• Sie verfügen über exzellente Deutschkenntnisse auf Muttersprachler-Niveau sowie gute Englischkenntnisse.
• Sie überzeugen durch eine präzise, selbständige und strukturierte Arbeitsweise sowie absolute Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Sie beeindrucken durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein professionelles, sympathisches Auftreten gegenüber Geschäftspartnern und Kollegen.
• Sie haben einen sicheren Umgang mit MS-Office-Anwendungen sowie modernen Kommunikations- und Büroorganisationstools.

Warum wir?

• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege in einem dynamischen Team
• Respektvoller und fairer Umgang zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften
• Attraktives Gehaltspaket
• Kooperation mit dem pme Familienservice
• Bis zu 5 Tage Entgeltfortzahlung bei Erkrankung des Kindes
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vom Arbeitgeber bezuschusstes BVG-Firmenticket/Deutschlandticket
• Arbeitsplatz in zentraler Lage mit Loungebereich, Tischtennisplatte und Kickertisch
• 30 Tage Urlaub plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
• Frisches Obst, eine Vielfalt an Getränken, Firmen- sowie Team-Events und mehr
• Nutzung der Evermood Plattform zur Stärkung der Gesundheit