Assistenz Ressortleitung im Immobilienmanagement (w/m/d)

Der ADAC ist immer in Bewegung und da, um zu helfen - dabei decken wir die unterschiedlichsten Bereiche ab, wie z.B.: Versicherungen, Reisen und medizinische Unterstützung, rechtliche Beratung, Digitalisierung, klassische Pannenhilfe oder die Luftrettung. Wir sind da.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Ressortleitung im Tagesgeschäft und übernehmen die Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.

• Die Koordination administrativer Prozesse in den Bereichen Budgetplanung, Beschaffung und Rechnungsbearbeitung gehört ebenso zu Ihrem Verantwortungsbereich.

• Auftragsschreiben, Gremienunterlagen und weitere relevante Dokumente erstellen, koordinieren und verfolgen Sie eigenständig und stellen deren termingerechte Bearbeitung sicher.

• Dabei pflegen Sie Aufträge, Rechnungen und Unterlagen in den relevanten Systemen und sorgen für eine transparente Nachverfolgung sowie eine hohe Datenqualität.

• Als zentrale Schnittstelle zwischen Ressortleitung, Fachbereichen, Controlling und weiteren internen Ansprechpartnern koordinieren Sie bereichsübergreifende Abstimmungen und unterstützen die Zusammenarbeit.

• Darüber hinaus übernehmen Sie organisatorische, kaufmännische und administrative Aufgaben im Ressort, erstellen Übersichten, Auswertungen und Protokolle und unterstützen bei der Einhaltung interner Vorgaben und Fristen.

• Die aktive Mitwirkung an der Standardisierung und Optimierung von Prozessen, Vorlagen und Dokumentationswegen rundet Ihr vielseitiges Aufgabengebiet ab.

Wir bieten

• Attraktive Vergütung

• Hybrides Arbeiten

• Flexible Arbeitszeitgestaltung

• Betriebliche Altersvorsorge & Vermögenswirksame Leistungen

• ABO JOB und Deutschland-Ticket

• Verkehrsgünstige Lage

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und/ oder mehrjährige Erfahrung in einem Sekretariat.

• Erfahrungen im Bereich Immobilien/Bau sind wünschenswert

• Zusätzlich besitzen Sie eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie Kommunikations- und Kontaktstärke und sind sicher im Umgang mit den gängigen MS Office Programmen.

• Sie haben ein freundliches Wesen, sind zeitlich flexibel und zeigen große Einsatzbereitschaft.

• Zu Ihren persönlichen Stärken zählen ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität und die Bereitschaft eng mit der Ressortleitung zusammenzuarbeiten.

• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und gute Kenntnisse der englischen Sprache runden Ihr Profil ab.