Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)

Der Regionalclub ADAC Nordbaden e.V. wurde 1947 gegründet. Mittlerweile arbeiten über 130 Mitarbeitende in unseren fünf Geschäftsstellen in Nordbaden. Hier kümmern wir uns um die Themen Mobilität, Reise & Urlaub, Versicherungen und natürlich die ADAC Mitgliedschaft.

Wir legen Wert auf Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Ihre Aufgaben

• Steuerung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation im Namen von Vorstand und Geschäftsführung; Einhaltung der Kommunikationsvorgaben
• Selbstständige Organisation des Vorstands- und Geschäftsführungssekretariats inkl. Termin-, Fristen- und Sitzungskoordination (Kalender, Reisen, Besucher)
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen/Gremien (Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle); Pflege des Beschlussregisters und konsequentes Follow-up
• Organisation und Begleitung von Mitgliederversammlung, Hauptversammlung und weiteren Gremiensitzungen (Logistik, Dienstleistersteuerung, Budgetrahmen)
• Zentrale Betreuung der Ortsclubs in enger Zusammenarbeit mit dem Hauptamt (Ansprechstelle, Informationsfluss, Termin- und Dokumentenmanagement)
• Planung und Durchführung interner Veranstaltungen und Betriebsfeiern
• Dokumenten- und Informationsmanagement (Teams/SharePoint/DMS); Erstellung von Vorlagen und Präsentationen
• Standardisierung von Abläufen (Checklisten, Vorlagen) sowie Reporting an Vorstand/Geschäftsführung
• Schnittstellenmanagement zu Ehrenamt, Bereichen und externen Partnern

Wir bieten

Sie denken, ein Job sollte zufrieden machen? Wir auch. Wir sind da, um zu helfen - das sind wir, der ADAC.

Vergütung – es geht schließlich auch ums Geld:
Wir vergüten überdurchschnittlich und honorieren zusätzlich Ihre Zusatzqualifikationen und Berufserfahrung.

Urlaub – nur mit Auszeit geht es gut:
Freuen Sie sich auf 30 Tage Urlaub im Jahr.

Weiterbildung – denn aus Stillstand wird Rückschritt:
Schulungen, Weiterbildungen und Führungskräftetrainings - die individuelle Weiterbildung unserer Mitarbeiter liegt uns am Herzen.

Ihr Arbeitsplatz – das Alltagszuhause:
Wir bieten vielfältig flexible Arbeitszeitmodelle, und Sie arbeiten an einem modernen, ergonomischen Arbeitsplatz. Dazu sorgen wir mit vielen weiteren Angeboten dafür, dass Sie sich wohlfühlen.

Altersvorsorge – früher an später denken:
Sehr gerne unterstützen wir Ihre betriebliche Altersvorsorge mit finanziellen Zuschüssen.

Mitarbeiterrabatte – Ihre exklusiven Extras:
Vergünstigungen auf alle ADAC eigenen Leistungen, exklusive Preisvorteile bei designierten Partnern und hohe Rabatte bei unseren Reiseveranstaltern – so profitieren Sie als Mitarbeiter.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion - idealerweise im Umfeld von Vorstand/Geschäftsführung/Gremien
• Ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsvermögen, proaktive und präzise Arbeitsweise
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; sichere Protokollführung und Beschlussverfolgung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint); Erfahrungen mit DMS/Event-Tools von Vorteil
• Souveränes, serviceorientiertes Auftreten gegenüber Haupt- und Ehrenamt; hohe Loyalität, Diskretion und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zu ganz gelegentlichen Einsätzen am Abend/ Wochenende im Rahmen von Gremien/Veranstaltungen